La charte du Collectif ETHICA

Pour des missions et partenariats de confiance éthiques et performants

Préambule

La présente Charte s’applique à tous les Partenaires signataires ETHICA pour toute mission Ethica. Elle ne s’applique pas aux missions des Partenaires signataires hors de ce cadre. Elle a pour rôle d’engager et de fédérer les Partenaires signataires autour d’une éthique professionnelle dans un réseau de confiance, de compétence, de solidarité et de respect mutuel.

Les membres du Collectif Ethica sont également désigné « Partenaires signataires Ethica » ou « Partenaire Ethica »

Par conséquent, une personne physique ou morale non-signataire ne peut bénéficier de la qualification « Partenaire Ethica ».

Une « mission Ethica » respecte la présente Charte et:

– Est une mission impliquant directement l’entreprise Observantiae personne morale

– Est une mission faisant collaborer un (si il le souhaite) ou plusieurs Partenaires signataires Ethica

Elle peut être invoquée en toute circonstance par le Client ou n’importe quel partenaire signataire. Le terme « mission Ethica » est une marque de qualité de prestation, d’éthique personnelle et professionnelle. Une « mission Ethica » est également une garantie pour les Partenaires signataires d’être respectés et soutenus entre eux de manière équitable afin que les modalités présentes dans cette Charte les protègent, plus encore qu’elles ne les obligent.

Une violation peut aboutir, entre autres, à l’interruption d’une « mission Ethica », à l’exclusion totale ou partielle d’un partenaire, à la modification/suppression d’une décision du/des dirigeants élus ou à des poursuites devant les juridictions compétentes.

Le recours à l’arbitrage est interdit, sauf accord express, spécifique et non équivoque de l’ensemble des parties, à égalité, impliquées dans un éventuel contentieux.

Tout ce qui n’est pas interdit par la présente Charte est permis lors des « missions Ethica », sous réserve du respect des règles déontologiques des professions réglementées, des lois et des institutions des pays concernés par ces dernières.

Une « mission Ethica » doit être effectuée avec professionnalisme, éthique et diligence dans l’intérêt du Client comme du réseau des Partenaires signataires Ethica et, plus largement, de la Société.

Les Partenaires signataires s’engagent à partager et développer des bonnes pratiques axées sur l’éthique dans les affaires, le développement humain, technique et écologique, les modes démocratiques de gouvernance et à les respecter dans le cadre des « missions Ethica ».

L’éthique et l’application de la Charte primeront en toute circonstance sur les arguments commerciaux pour les Partenaires signataires dans le cadre des « missions Ethica », sauf péril grave et imminent mettant en danger l’ensemble du réseau.

Cette Charte peut être transmise au Client et figurer sur les sites internet des Partenaires signataires, cependant la seule obligation des partenaires Ethica signataire est de transmettre au client, a minima, la « Charte Client du Collectif du Réseau Ethica » , directement inspirée de la présente Charte.

La Charte doit être signée, avec nom, prénom tampon (si existant) et qualité du Partenaire signataire. Elle engage le Partenaire et son entreprise dans le cadre strict des « missions Ethica ». Elle n’a pas à être signée par le Client.

Les Partenaires signataires de cette Charte s’engagent :

I. Valeurs

A respecter la Charte Ethica et à s’inspirer de son Préambule dans toute mission Ethica

A effectuer chaque mission Ethica de manière loyale, pédagogique et éthique vis-à-vis des Clients comme des Partenaires signataires Ethica impliqués, notamment en s’interdisant tout procédé de facturation qui ne serait pas justifié, démontrable et proportionnel à toute mission

A promouvoir le respect dans tout type de relation contractuelle et en aucun cas d’abuser de sa potentielle position dominante

A se montrer constructifs en accompagnant, dans le cadre des missions Ethica vis-à-vis des Clients aussi bien qu’en interne vis-à-vis des Partenaires signataires, toute critique d’un projet d’une proposition d’amélioration respectueuse de leurs interlocuteurs

II. Relations entre Partenaires signataires

A ne pas nuire, sous quelque forme que ce soit, à la réputation des Partenaires signataires

Lorsque les expertises de plusieurs Partenaires signataires entrent en concurrence pour une même mission Ethica, ils doivent s’efforcer de trouver un accord de manière loyale et respectueuse. Si un tel accord est impossible, priorité est donnée au Partenaire signataire Ethica n’ayant pas effectué de mission Ethica depuis le plus longtemps, sauf demande expresse du Client, univoque et sans influence d’aucune sorte d’un Partenaire signataire

A ne pas effectuer de sous-groupe de Partenaires signataires sans que les autres Partenaires signataires soient informés de l’existence de ces collaborations particulières

A verser systématiquement un pourcentage de la facturation d’une mission ou un dédommagement forfaitaire (prévu en amont de la première mission) au partenaire à l’initiative d’une mise en contact commerciale (incluant la sous-traitance) aboutissant à une mission Ethica, sauf refus de la part du bénéficiaire de cette mise en relation ou de cette sous-traitance. Ce dédommagement forfaitaire peut prendre plusieurs formes, dont l’apport d’affaire

Ce dédommagement forfaitaire sera concédé pour toute nouvelle facturation auprès du Client concerné pour une durée de 5 ans ou perpétuelle (au choix des Partenaires signataires impliqués), sauf en cas d’exclusion pour violation de la Charte du partenaire bénéficiaire ou de dissolution (sous toutes ses formes) de l’entreprise du partenaire bénéficiaire. L’objectif de cette mesure est de fixer une solidarité entre les Partenaires signataires Ethica dans le temps, et que cette méthode apporte un revenu complémentaire à ces derniers hors du strict cadre de production de leurs missions Ethica (Revenu Universel Ethica)

A soutenir et présenter objectivement mais favorablement les différents Partenaires signataires face aux prospects ou Clients

A rappeler au Client l’indépendance et l’autonomie de chaque membre du Collectif, le présentant comme partenaire Ethica mais également membre, associé ou fondateur de son entreprise aux expertises distinctes

A soutenir et offrir conseils et assistances mutuelles aux Partenaires signataires par leurs expertises afin qu’ils puissent bénéficier de l’accompagnement que nous proposons à nos Clients, mais également développer la confiance mutuelle des Partenaires signataires. Ces accompagnements internes et solidaires devront être, autant que possible comptablement, gratuits entre Partenaires signataires de la Charte

A être transparents envers les Partenaires signataires : les collaborations entre Partenaires signataires doivent être visibles des autres membres du réseau (hors missions ou informations confidentielles) au travers de la messagerie commune ou de tout autre moyen démontrable matériellement

A respecter la logique de l’interlocuteur unique : le premier Partenaire signataire devant être autant que possible le point de contact privilégié du Client. Cette obligation est valable dans tous les cas possibles, sauf accord express dudit Interlocuteur unique, exclusion de l’Interlocuteur unique pour violation de la Charte, obligation légale ou déontologique ou effort disproportionné sur le plan organisationnel pour le Partenaire signataire effectuant concrètement la mission Ethica (dans ce dernier cas, l’Interlocuteur unique doit tout de même garder l’image de point de contact pour le Client et demeurer informé en toute transparence, sauf obligation légale ou déontologique de confidentialité)

En cas d’apporteur d’affaire/mise en relation secondaire (Partenaire signataire non Interlocuteur Unique mais démarché personnellement par le Client pour ses expertises ou celles d’un autre Partenaire signataire au cours d’une Mission Ethica), l’Interlocuteur Unique reste bénéficiaire de tout dédommagement forfaitaire sur les missions Ethica contractées ultérieurement. Cependant l’Interlocuteur Unique s’engage, autant que possible, à récompenser l’apporteur secondaire sous quelque forme que ce soit démontrable matériellement (idéalement un dédommagement forfaitaire de moindre importance)

III. Relations avec les Clients/prospects

A mettre la Charte Client du Collectif Ethica à la disposition du Client/prospect qui pourra l’invoquer auprès des Partenaires signataires et, en absence d’accord, directement auprès du Président du Collectif (actuellement Observantiae SARL)

A ne pas démarcher le Client d’un partenaire Ethica sans l’accord du/des Partenaire(s) impliqué(e)s

A respecter la logique de l’Interlocuteur unique Ethica. Lorsque plusieurs Partenaires signataires de la Charte Ethica sont impliqués au sein d’une même mission Ethica, l’Interlocuteur unique Ethica, préférentiellement le point de contact initial du client (or obligations légales, déontologiques ou de confidentialité), coordonne les autres partenaires signataires et sert de point de contact privilégié entre le Client et les Partenaires signataires impliqués. Il doit être clairement identifié comme tel par le Client

A respecter la Charte et ses valeurs face au Client dans toute mission Ethica

A effectuer leurs missions Ethica avec sérieux, pédagogie, rigueur, éthique, investissement personnel et professionnalisme

A assumer leur ignorance et leur nécessité de se renseigner sur les interrogations des Clients pour lesquels ils ne peuvent apporter immédiatement de réponse. Ils ne doivent en aucun cas procéder à des techniques rhétoriques pour éviter ces dernières, car ils doivent demeurer pédagogiques en toute circonstance

A s’en tenir autant que possible à la facturation initiale prévue avec le Client, et à ne proposer de nouvelle facturation qu’avec l’accord du partenaire Ethica impliqué dans la mission Ethica si existant

A ne pas avoir recours à la sous-traitance dans la réalisation de ses missions Ethica sans l’accord exprès, spécifique et non équivoque du Client et de tout partenaire Ethica impliqué dans la mission Ethica

A démarcher pour le compte d’Ethica personne morale et de ses Partenaires signataires, sous réserve de respecter la Charte, les lois et réglementations en vigueur et de présenter les Partenaires signataires Ethica de manière réaliste, honnête et transparente vis-à-vis du Client

A rester courtois face au Client en toute circonstance

A recueillir, s’il en formule la demande, les propositions du Client pour cette Charte qui seront débattues et votées en interne à l’expiration de la relation contractuelle le liant à l’un des Partenaires signataires

IV. Relations avec l’organisation du collectif ou les dirigeants élus

A être transparents, loyaux et bienveillants envers l’organisation et les dirigeants élus du Réseau Ethica qui ne peuvent apporter un cadre éthique aux affaires du Collectif, garantie d’un développement commun efficace, sans l’investissement loyal des Partenaires signataires

Les Partenaires signataires Ethica peuvent se présenter, sur les plateformes professionnelles, CV et autres présentations professionnelles, comme « membre du Collectif Ethica », en ajoutant une description objective et honnête des compétences qu’ils mettent à la disposition du réseau des Partenaires signataires Ethica

Tout Partenaire signataire de la Charte peut bénéficier de dédommagements forfaitaires ou apports d’affaires, ou avoir à régler ces derniers en cas de mise en contact par un partenaire signataire

A respecter les choix d’inclusion, d’exclusion et de coordination du réseau qui seront effectués, après consultation des Partenaires signataires et examen du respect de la Charte, par la méthode de sanction prévue en VI.

V. Relations envers l’ensemble du Collectif Ethica

A respecter la Charte, qui est l’ADN d’Ethica, et à s’exclure d’eux-mêmes du collectif ou d’une mission en cas de potentielle violation. Une violation en cours de mission pourra entraîner exclusion et poursuites

A voter sur les évolutions de la Charte. Une absence de vote suite à la notification de la proposition sera assimilée à un vote nul et non comptabilisée.

A signer toute évolution de la présente Charte. Une absence de signature entraînant exclusion du partenaire dans les 30 jours suivant la publication de la nouvelle version de la Charte

A participer activement à la mise en place et aux évolutions des mécanismes de coordination du Collectif Ethica

A participer activement à la vie du réseau que ce soient par des publications, des mises en contact ou de l’entraide avec les Partenaires Ethica

En cas de désaccord hors cadre d’une mission Ethica en cours, le partenaire pourra quitter le réseau des partenaires signataires Ethica institués par la présente Charte, sans préavis par l’envoi d’une notification lui permettant de disposer d’un accusé de réception (LRAR, e-mail avec e-mail de confirmation, courrier reçu en main propre, …) à la Présidence du Collectif (aujourd’hui Observantiae SARL). Néanmoins, les engagements formalisés préalablement et notamment les rémunérations (pourcentage, apport d’affaire ou dédommagement) resteront fournis pendant 5 ans pour toute nouvelle facturation auprès du Client concerné

Le Collectif Ethica a fait le choix d’établir un fonctionnement démocratique, ce qui inclut plusieurs dispositions :

– Seuls peuvent voter et proposer des modifications les Partenaires Ethica, signataires de la Charte.

Une absence de vote est assimilée à un vote blanc

Une proposition est adoptée lorsqu’elle recueille une majorité de 2/3 des suffrages exprimés hors votes blancs, nuls ou abstention

Une proposition votée amendant/modifiant cette Charte s’applique à l’ensemble des Partenaires signataires de manière non rétroactive (ne s’applique pas aux missions en cours au moment de la publication des résultats du vote). Les Partenaires signataires doivent impérativement consentir et signer les évolutions une fois votées, ou s’excluent de facto du réseau, ne pouvant plus se considérer et se présenter comme « partenaire Ethica ».

Pondération des votes : 1 voix par membre du Collectif Ethica

Les votes ont lieu tous les 3 mois, mais peuvent être organisés de manière anticipée en cas de demande effectuée auprès de la Présidence par plus du tiers des partenaires signataires. L’absence de réponse de la Présidence est assimilée à un accord de celle-ci pour procéder au vote.

VI. Procédure d’enquête et de sanction des violations de la Charte

Il est nécessaire de diviser les procédures d’enquêtes et de sanctions pour éviter la confusion des pouvoirs. Les personnes en charge de la procédure (enquêteurs et juges) ne doivent pas être eux-mêmes sous le coup d’une sanction.

1. 2 enquêteurs sont tirés au sort parmi les partenaires sans conflit d’intérêt avec la mission en cause en cas de doute soulevé sur la mission venant d’un client ou d’un partenaire Ethica.

2. La charte reconnaît aux enquêteurs le Droit de consulter toute information dont la confidentialité n’est pas consacrée par le Droit ou par un accord de confidentialité avec le Client, et impose au partenaire en cause dans une mission Ethica de mettre à disposition des enquêteurs l’ensemble de la documentation qu’il lui est possible de fournir de bonne foi.

3. Désignation de 3 juges à mandats uniques désignés par tirage au sort sans lien avec la mission en cause.

4. Mise en place d’un contradictoire avec le partenaire en cause quand la procédure est enclenchée et que les enquêteurs ont mis en évidence des faits de violation. Cette procédure dure 10 jours. Le partenaire mis en cause émet ses observations écrites aux juges.

5. Possibilité de consultation pour avis des partenaires pour avis simple prononcé à la majorité des 2/3 des avis exprimés, l’absence de vote n’étant pas prise en compte. Durée de la procédure : 7 jours.

6. Constatation de la violation par les juges, après collecte de l’avis des enquêteurs et et éventuellement des partenaires, tenant compte de la Charte du Collectif Ethica, des jugements antérieurs et des avis publiés par la Présidence. Le constat de la violation nécessite un vote aux 2/3 des juges minimum.

7. Publication du raisonnement des juges pour l’ensemble des partenaires en cause en appliquant les principes du syllogisme juridique : faits / éléments de la charte mis en cause / application des faits à la charte / conclusion.

8. Sanction : établie et votée au 2/3 des juges minimum. Types de sanctions possibles : avertissement / exclusion temporaire / exclusion définitive.

10. Publication du jugement (syllogisme) par les juges, incluant l’avis du/des enquêteurs et mis à la disposition de tout membre du Collectif Ethica intéressé (hors obligations déontologiques ou de confidentialité légale)

VII. Gouvernance du Collectif Ethica

Le Collectif Ethica sera guidé par une présidence tournante et à mandats impératifs de 3 dirigeants élus chargés de :

Organiser administrativement les procédures de votes de la Charte

Organiser la procédure d’analyse des violations de la Charte

Organiser les évènements Ethica d’animation du réseau, tels que les dîners ou certains grands projets

Servir de points de contacts pour tous les partenaires du réseau pour toute demande concernant le réseau

Émettre des avis concernant les bonnes pratiques à adopter (Validés par vote des 2/3 des participants)

La présidence est prévue pour 1 an renouvelable.

Il est possibilité de destituer la présidence (motion de censure) en cas de vote de destitution à la majorité des 2/3 des suffrages exprimés. Les présidents sont obligés d’accepter toute motion de censure exprimée par un minimum d’1/5ème des partenaires et d’organiser au plus vite le vote (dans le mois suivant la sollicitation) sous peine d’exclusion du Collectif Ethica.

En cas de vote de destitution, le transfert de pouvoir s’effectue le jour de l’élection des nouveaux(elles) Président(e)s.

Pour toute procédure de destitution et d’élection d’une nouvelle présidence, l’organisation du processus de vote est coordonnée par 3 juges dédiés tirés au sort parmi les membres du Collectif Ethica, à l’exception des Président(e)s. Si un ou plusieurs présidents sont rendus incapable d’effectuer leurs fonctions, une procédure d’élection est immédiatement mise en place pour le(a)(es) remplacer.

Un poste de greffier est également mis en place : il est responsable de l’établissement des comptes rendus et des bilans des évènements Collectif. Ce greffier est élu et propose sa candidature sur la base du volontariat. A défaut de greffier, c’est à la Présidence de tenir ce rôle.

VIII. Structure juridique du Collectif Ethica

A ce jour, le Collectif Ethica est un Collectif professionnel libre. Il ne dispose pas de la personnalité juridique et fait reposer sa légitimité sur les engagements éthiques communs de ses membres.