La charte du réseau Observantiae

Pour des missions et partenariats de confiance éthiques et performants

Préambule

La présente Charte s’applique à tous les Partenaires signataires Observantiae pour toute mission Observantiae. Elle ne s’applique pas aux missions des Partenaires signataires hors de ce cadre. Elle a pour rôle d’engager et de fédérer les Partenaires signataires autour d’une éthique professionnelle dans un réseau de confiance, de compétence, de solidarité et de respect mutuel.
Par conséquent, une personne physique ou morale non signataire ne peut bénéficier de la qualification « Partenaire Observantiae »

Une « mission Observantiae » respecte la présente Charte et :

  • Est une mission impliquant directement l’entreprise Observantiae personne morale,
  • Est une mission faisant collaborer plusieurs Partenaires signataires Observantiae,
  • Est une mission présentée aux Clients ou Prospects en employant la marque Observantiae

Elle peut être invoquée en toute circonstance par le Client, Observantiae personne morale ou n’importe quel partenaire signataire. Le terme « mission Observantiae » est une marque de qualité de prestation, d’éthique personnelle et professionnelle. Une « mission Observantiae » est également une garantie pour les Partenaires signataires d’être respectés et soutenus entre eux de manière équitable afin que les modalités présentes dans cette Charte les protègent, plus encore qu’elles ne les obligent.

Une violation peut aboutir, entre autres, à l’interruption d’une « mission Observantiae », à l’exclusion totale ou partielle d’un partenaire, à la modification/suppression d’une décision du/des dirigeants d’Observantiae ou à des poursuites devant les juridictions compétentes.

Le recours à l’arbitrage est interdit, sauf accord express, spécifique et non équivoque de l’ensemble des parties, à égalité, impliquées dans un éventuel contentieux.

Tout ce qui n’est pas interdit par la présente Charte est permis lors des « missions Observantiae », sous réserve du respect des règles déontologiques des professions règlementées, des lois et des institutions des pays concernés par ces dernières.

Une « mission Observantiae » doit être effectuée avec professionnalisme, éthique et diligence dans l’intérêt du Client comme du réseau des Partenaires signataires Observantiae et, plus largement, de la Société.

Observantiae et ses Partenaires signataires s’engagent à partager et développer des bonnes pratiques axées sur l’éthique dans les affaires, le développement humain, technique et écologique, les modes démocratiques de gouvernance et à les respecter dans le cadre des « missions Observantiae ».

L’éthique et l’application de la Charte primeront en toute circonstance sur les arguments commerciaux pour les Partenaires signataires dans le cadre des « missions Observantiae », sauf péril grave et imminent mettant en danger l’ensemble du réseau.

Cette Charte est transmise au Client et peut figurer sur les sites internet des Partenaires signataires, sauf pour les chapitres II, IV, et V qui ne le concernent pas et régissent le fonctionnement interne du réseau. Une mission sans transmission active de la Charte au Client n’est pas une « mission Observantiae » et ne peut être présentée sous cette appellation.

La Charte doit être signée, avec nom, prénom tampon (si existant) et qualité du Partenaire signataire. Elle engage le Partenaire et son entreprise dans le cadre strict des « missions Observantiae ». Elle n’a pas à être signée par le Client.

Observantiae personne morale et ses Partenaires signataires de cette Charte s’engagent :

I. Valeurs

  1. A respecter la Charte Observantiae et s’inspirer de son Préambule dans toute mission Observantiae
  2. A effectuer chaque mission Observantiae de manière loyale, pédagogique et éthique vis-à-vis des Clients comme des Partenaires signataires Observantiae impliqués, notamment en s’interdisant tout procédé de facturation qui ne serait pas justifié, démontrable et proportionnel à toute mission
  3. A promouvoir le respect dans tout type de relation contractuelle et en aucun cas d’abuser de sa potentielle position dominante
  4. A se montrer constructif en accompagnant, dans le cadre des missions Observantiae vis-à-vis des Clients aussi bien qu’en interne vis-à-vis des Partenaires signataires, toute critique d’un projet d’une proposition d’amélioration respectueuse de leurs interlocuteurs

II. Relations entre Partenaires signataires

  1. A ne pas nuire, sous quelque forme que ce soit, à la réputation des Partenaires signataires
  2. Lorsque les expertises de plusieurs Partenaires signataires entrent en concurrence pour une même mission Observantiae, ils doivent s’efforcer de trouver un accord de manière loyale et respectueuse. Si un tel accord est impossible, priorité est donnée au Partenaire signataire Observantiae n’ayant pas effectué de mission Observantiae depuis le plus longtemps, sauf demande expresse du Client, univoque et sans influence d’aucune sorte d’un Partenaire signataire
  3. A ne pas effectuer de sous-groupe de Partenaires signataires sans que les autres Partenaires signataires soient informés de l’existence de ces collaborations particulières
  4. A verser systématiquement un pourcentage de la facturation d’une mission (minimum 10%) ou un dédommagement forfaitaire (prévu en amont de la première mission) à Observantiae personne morale ou au partenaire à l’initiative d’une mise en contact commerciale (incluant la sous-traitance) aboutissant à une mission Observantiae, sauf refus de la part du bénéficiaire de cette mise en relation ou de cette sous-traitance. Ce dédommagement forfaitaire peut prendre plusieurs formes, dont l’apport d’affaire
  5. Ce dédommagement forfaitaire sera concédé pour toute nouvelle facturation auprès du Client concerné pour une durée de 5 ans ou perpétuelle (au choix des Partenaires signataires impliqués), sauf en cas d’exclusion pour violation de la Charte du partenaire bénéficiaire ou de dissolution (sous toutes ses formes) de l’entreprise du partenaire bénéficiaire. L’objectif de cette mesure est de fixer une solidarité entre les Partenaires signataires Observantiae dans le temps, et que cette méthode apporte un revenu complémentaire à ces derniers hors du strict cadre de production de leurs missions Observantiae (Revenu Universel Observantiae)
  6. A soutenir et présenter objectivement mais favorablement les différents Partenaires signataires face aux prospects ou Clients
  7. A rappeler au Client l’indépendance et l’autonomie de chaque membre du réseau, le présentant comme partenaire Observantiae mais également membre, associé ou fondateur de son entreprise aux expertises distinctes
  8. A soutenir et offrir conseils et assistances mutuelles aux Partenaires signataires par leurs expertises afin qu’ils puissent bénéficier de l’accompagnement que nous proposons à nos Clients, mais également développer la confiance mutuelle des Partenaires signataires. Ces accompagnements internes et solidaires devront être, autant que possible comptablement, gratuits entre Partenaires signataires de la Charte
  9. A être transparents envers les Partenaires signataires : les collaborations entre Partenaires signataires doivent être visibles des autres membres du réseau (hors missions ou informations confidentielles) au travers de la messagerie commune ou de tout autre moyen démontrable matériellement
  10. A respecter la logique de l’interlocuteur unique : le premier Partenaire signataire devant être autant que possible le point de contact privilégié du Client. Cette obligation est valable dans tous les cas possibles, sauf accord express dudit Interlocuteur unique, exclusion de l’Interlocuteur unique pour violation de la Charte, obligation légale ou déontologique ou effort disproportionné sur le plan organisationnel pour le Partenaire signataire effectuant la mission Observantiae (dans ce dernier cas, l’Interlocuteur unique doit tout de même garder l’image de point de contact pour le Client et demeurer informé en toute transparence, sauf obligation légale ou déontologique de confidentialité)
  11. En cas d’apporteur d’affaire/mise en relation secondaire (Partenaire signataire démarché personnellement par le Client pour ses expertises ou celles d’un autre Partenaire signataire alors qu’il n’est pas le primo apporteur et/ou l’interlocuteur unique), le primo apporteur (qu’il soit Interlocuteur unique ou non) reste bénéficiaire de tout dédommagement forfaitaire sur les missions Observantiae contractées ultérieurement. Cependant l’apporteur d’affaire initial bénéficiaire s’engage, autant que possible, à récompenser l’apporteur secondaire sous quelque forme que ce soit démontrable matériellement (idéalement un dédommagement forfaitaire de moindre importance)

III. Relations avec les Clients/prospects

  1. A mettre la Charte, à l’exception des chapitres II, IV et V, à la disposition du Client/prospect qui pourra l’invoquer auprès des Partenaires signataires et, en absence d’accord, directement auprès du siège d’Observantiae personne morale dans le cadre des missions Observantiae
  2. A ne pas démarcher le Client d’un partenaire Observantiae sans l’accord du/des Partenaire(s) impliqué(e)s et l’information d’Observantiae personne morale via la messagerie commune
  3. A respecter la logique de l’Interlocuteur unique Observantiae. Lorsque plusieurs Partenaires signataires Observantiae sont impliqués au sein d’une même mission Observantiae, l’Interlocuteur unique Observantiae, préférentiellement le point de contact initial du client (or obligations légales, déontologiques ou de confidentialité), coordonne les autres partenaires signataires et sert de point de contact privilégié entre Client et les Partenaires signataires impliqués. Il doit être clairement identifié comme tel par le Client
  4. A respecter la Charte et ses valeurs face au Client dans toute mission Observantiae
  5. A effectuer leurs missions Observantiae avec sérieux, pédagogie, rigueur, éthique, investissement personnel et professionnalisme
  6. A assumer leur ignorance et leur nécessité de se renseigner sur les interrogations des Clients pour lesquels ils ne peuvent apporter immédiatement de réponse. Ils ne doivent en aucun cas procéder à des techniques rhétoriques pour éviter ces dernières, car ils doivent demeurer pédagogiques en toute circonstance
  7. A s’en tenir autant que possible à la facturation initiale prévue avec le Client, et à ne proposer de nouvelle facturation qu’avec l’accord du partenaire Observantiae impliqué dans la mission Observantiae si existant
  8. A ne pas avoir recours à la sous-traitance dans la réalisation de ses missions Observantiae sans l’accord exprès, spécifique et non équivoque du Client et de tout partenaire Observantiae impliqué dans la mission Observantiae
  9. A démarcher pour le compte d’Observantiae personne morale et de ses Partenaires signataires, sous réserve de respecter la Charte, les lois et règlementations en vigueur et de présenter les Partenaires signataires Observantiae de manière réaliste, honnête et transparente vis-à-vis du Client
  10. A rester courtois face au Client en toute circonstance
  11. A recueillir, si il en formule la demande, les propositions du Client pour cette Charte qui seront débattues et votées en interne à l’expiration de la relation contractuelle le liant à Observantiae personne morale ou à l’un des Partenaires signataires

IV. Relations avec Observantiae personne morale

  1. A être transparents, loyaux et bienveillants envers Observantiae personne morale qui ne peut apporter un cadre éthique aux affaires du réseau, garantie d’un développement commun efficace, sans l’investissement loyal de ses Partenaires signataires
  2. Les Partenaires signataires Observantiae peuvent se présenter, sur les plateformes professionnelles, CV et autres présentations professionnelles, comme « partenaire Observantiae », en ajoutant une description objective et honnête des compétences qu’ils mettent à la disposition du réseau des Partenaires signataires Observantiae
  3. Observantiae, au même titre que ses Partenaires signataires de la Charte, peut bénéficier de dédommagements forfaitaires ou apports d’affaires, ou avoir à régler ces derniers en cas de mise en contact par un partenaire signataire
  4. A respecter les choix d’inclusion, d’exclusion et de coordination du réseau qui seront effectués, après consultation des Partenaires signataires et examen du respect de la Charte, par le dirigeant d’Observantiae qui tiendra, dans un premier temps, le rôle de gouvernance du réseau. Par la suite, des organes de gouvernances démocratiques et de coordination seront mis en place à l’initiative des Partenaires signataires (leurs modalités seront définies dans une extension de la présente Charte, dans un chapitre VI) : ces derniers devront également les respecter ainsi que leurs décisions une fois institués

V. Relations envers l’organisation Observantiae

  1. A respecter la Charte, qui est l’ADN d’Observantiae, et à s’exclure d’eux-mêmes du réseau ou d’une mission en cas de potentielle violation. Une violation en cours de mission pourra entrainer exclusion et poursuites
  2. A voter sur les évolutions de la Charte. Une absence de vote suite à la notification de la proposition sera assimilée à un vote blanc et non comptabilisée.
  3. A signer toute évolution de la présente Charte. Une absence de signature entraînant exclusion du partenaire dans les 30 jours suivant la publication de la nouvelle version de la Charte
  4. A participer activement à la mise en place et aux évolutions des mécanismes de coordination du réseau Observantiae
  5. A participer activement à la vie du réseau que ce soient par des publications, des mises en contact ou de l’entraide avec les Partenaires Observantiae
  6. En cas de désaccord hors le cadre d’une mission Observantiae en cours, le partenaire pourra quitter le réseau des partenaires signataires Observantiae institués par la présente Charte, sans préavis par l’envoi d’une notification lui permettant de disposer d’un accusé de réception (LRAR, e-mail avec e-mail de confirmation, courrier reçu en main propre, …) au siège d’Observantiae personne morale. Néanmoins, les engagements formalisées préalablement et notamment les rémunérations (pourcentage, apport d’affaire ou dédommagement) resteront fournis pendant 5 ans pour toute nouvelle facturation auprès du Client concerné
  7. Observantiae personne morale peut également, en cas de désaccord et hors cadre d’une mission Observantiae en cours, quitter le réseau des partenaires signataires Observantiae institués par la présente Charte, sans préavis par envoi d’une notification lui permettant de disposer d’un accusé de réception à l’ensemble des Partenaires signataires
  8. Observantiae a fait le choix d’établir un fonctionnement démocratique, ce qui inclut plusieurs dispositions :
  • Seuls peuvent voter et proposer des modifications les Partenaires signataires Observantiae, signataires de la Charte.
  • Une absence de vote est assimilée à un vote blanc
  • Une proposition est adoptée lorsqu’elle recueille une majorité de 2/3 des suffrages exprimés hors votes blancs, nuls ou abstention
  • Une proposition votée amendant/modifiant cette Charte s’applique à l’ensemble des Partenaires signataires de manière non rétroactive (ne s’applique pas aux missions en cours au moment de la publication des résultats du vote). Les Partenaires signataires doivent impérativement consentir et signer les évolutions une fois votées, ou s’excluent de facto du réseau, ne pouvant plus se considérer et se présenter comme « partenaire Observantiae ».
  • Pondération des votes : 1 voix par Partenaire Observantiae, étant précisé que le/les dirigeants d’Observantiae personne morale disposeront d’1 voix (égalité entre Observantiae personne morale et les Partenaires signataires)
  • Les votes ont lieu tous les 3 mois, mais peuvent être organisés de manière anticipée en cas de demande effectuée par plus du tiers des partenaires signataires : l’absence de réponse à la suite d’une telle demande après relance par Observantiae personne morale est assimilée à un accord
  • Les propositions sont effectuées sur la chaîne #charteobservantiae de la messagerie Observantiae, désormais réservée aux Partenaires signataires. Les votes sont est comptabilisés par les « likes » pour chaque proposition. En cas de demande, dès prise de connaissance de l’organisation d’un vote, par un seul des Partenaires signataires auprès d’Observantiae personne morale ou de la gouvernance prévue au chapitre VI, le vote peut être rendu secret ou être inclus au programme d’un dîner Observantiae selon des modalités à définir entre partenaires signataires
  • Les dispositions de la Charte s’appliquant aux Partenaires signataires Observantiae s’appliquent également à l’entreprise Observantiae dans le cadre des missions Observantiae

Cette nouvelle Charte se substitue à la première à compter du 30/08/2019. La première Charte, disponible sur le site observantiae.com, ne s’appliquera désormais qu’à Observantiae personne morale en interne.