Préparation de la mission
Une mission Observantiae repose sur un échange efficace avec le client avant la mission pour évaluer ses besoins en termes techniques, juridiques et métiers. C’est donc avec sérieux que le client et Observantiae s’engagent à mettre en œuvre la confiance nécessaire pour que le déroulé de la mission se fasse de manière proactive. L’échange de documents est sécurisé juridiquement, notamment au travers d’un accord de confidentialité. Les éléments transmis par le client sont conservés uniquement durant la mission, et supprimés par la suite.
À la suite de ces échanges, une proposition commerciale énumérant les livrables, le calendrier et les actions nécessaires est proposée au client. Le client peut, à ce stade, refuser, accepter ou proposer des modifications. En cas de refus de la mission, le client indemnise le travail qui aura été nécessaire à l’élaboration de cette proposition qui est, d’ors et déjà pour lui, un premier plan de mise en conformité.
Déroulé de la mission
L’organisation d’une mission repose sur un principe de transparence totale avec le client sur les facturations envisagées dans le respect d’une Charte éthique : la Charte Observantiae. Cette charte est signée par le prestataire Observantiae et remise au client dans les premiers jours de la mission : cette charte impose des engagements éthiques à respecter par Observantiae et ses éventuels partenaires (au cas de missions excédant le périmètre de la Protection des données personnelles).
Les calendriers des missions envisagées reposent sur des éléments factuels, et les charges de travail en jours/homme sont démontrables en toutes circonstances.
Le prestaire Observantiae doit toujours être compris par le client. Il s’exprime de manière claire, transparente et pédagogique et ne se protège en aucun cas derrière des « expressions écrans », ou « sabirs » professionnels. En cas de doute concernant la réponse à apporter face à une interrogation du client, il est responsable d’assumer la nécessité de se renseigner et non d’éviter cette dernière par des procédés dialectiques. Si la question posée ne peut être traitée sans recherches et investigations, le client en est systématiquement informé en toute confiance.
Le client a le droit d’évoquer des doutes sur tout ou partie de la mission, et d’invoquer la Charte Observantiae (nous y reviendrons) si nécessaire. Il est écouté et ses demandes sont examinées pour aboutir à un réajustement de la mission, une annulation de cette dernière ou une substitution des membres ou partenaires.
Facturation
La facturation du client est généralement divisée en 3 :
- un acompte, représente 30% de la facturation envisagée,
- une facture de 30% à la moitié de la mission (lorsque la mission est longue)
- et les 40% restant à la fin de la restitution des derniers livrables.
La facturation du client prévue lors du lancement de la mission n’entraîne aucun surcoût, quels qu’aient été les expertises nécessaires lors de l’élaboration de celle-ci. Cependant, dans certains cas impliquant une obligation de moyen, il peut être proposé au client de prolonger la mission, ce qui peut entraîner une nouvelle facturation.
Notre méthode de mutualisation des compétences
Ce n’est pas toujours le cas, mais il peut arriver qu’une mission nécessite une pluralité de compétences, et donc de faire collaborer plusieurs acteurs dédiés à un même objectif. C’est la raison pour laquelle nous avons élaboré une méthode particulière adaptée à ce cas de figure afin de permettre de garantir l’éthique et la compétence malgré la multiplication des expertises requises sur certaines missions complexes. Notre méthode, bien évidemment toujours en transparence et avec l’accord du Client, repose sur la synthèse de l’intégralité des expertises nécessaires aux missions Observantiae autour d’un interlocuteur unique, en général expert en Protection des Données personnelles (DPO ou DPD) et dans le respect des valeurs éthiques de la Charte Observantiae.
L’interlocuteur unique est le point de contact privilégié du client (exception faite des livrables nécessitant impérativement des échanges avec un expert particulier).
Cet interlocuteur unique Observantiae, si des compétences supplémentaires qu’il ne peut fournir à lui seul sont requises (à la demande du client) centralise des expertises juridiques et techniques dans l’accompagnement des entreprises.
Garantie supplémentaire de transparence et d’éthique apportée au client, la Charte Observantiae définit les modalités d’engagement des missions. Elle est signée, transmise au Client et invocable par ce dernier à tout stade de la mission. En outre, cette dernière est signée par l’ensemble des partenaires souhaitant être désignés comme « Partenaires Observantiae ».